Електронний документообіг: практичні аспекти

На сьогодні використання електронних підписів та документів з контрагентами, взаємодії з державними та судовими органами влади — звичайна практика у діяльності підприємств. Електронний документообіг значно спрощує процес підписання та обміну діловими паперами з клієнтами або підрядниками, адже надає можливість підписувати їх онлайн.

Крім того, у роботі бухгалтера підприємства кваліфікований електронний підпис (раніше його називали електронний цифровий підпис) (далі — КЕП) — невід’ємний інструмент, який дозволяє оптимізувати процес надання звітів до податкових органів, не витрачаючи свій час на подання документації нарочно.

У цій статті розглянемо нюанси електронного документообігу, з­поміж яких: електронне підписання договорів та документів, КЕП та його перевірка, податкова звітність та ін.

Електронне підписання документів: законодавчі підстави

Сторони договору можуть організувати його підписання в електронному вигляді. Відповідне право закріплене ст. 205 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ): правочин можна вчиняти усно або в письмовій (електронній) формі. Також передбачено право сторін обирати його форму.

Додатково ст. 639 ЦКУ встановлює, що договір, укладений за допомогою інформаційно­телекомунікаційних систем, за згодою сторін вважається укладеним у письмовій формі. Окрім того, електронну форму документа визнано низкою Законів України¹.

Сергій БАРБАШИН, адвокат із практики податкового та господарського права, м. Київ

Олег ЧІП, юрист із супроводу бізнесу, м. Київ