Зберігання первинних та інших документів

(п. 19 р. І Закону № 466, зміни до ст. 44 ПКУ)

Тут маємо принципове уточнення щодо строків зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків (зборів). Раніше п. 44.3 ПКУ передбачав, що ці доки платник повинен зберігати не менше 1095 днів (2555 днів — для документів із ТЦУ). Однак є багато різних, важливих і цінних документів, насамперед пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, строк зберігання яких значно вищий, ніж три роки.

Відтепер ця норма ПКУ каже: первинку та інші, передбачені п. 44.1 ПКУ, документи необхідно вберегти впродовж окреслених законодавством строків, але не менше 1095 днів. Наприклад, строк зберігання вже згаданих документів, пов’язаних із забезпеченням соцзахисту громадян, передбачено наказом Мін’юсту України від 14.03.13 р. № 430/5. А для інших документів діє перелік, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.12 р. № 578/5. Тож, якщо строк зберігання документів довший, ніж прописано в п. 44.3 ПКУ, орієнтуємося на відповідні акти законодавства, а якщо, навпаки, коротший, то на п. 44.3 ПКУ.

Строк зберігання рахують із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються ті чи інші папери, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання відповідної звітності. Для документів, що стосуються виконання вимог іншого законодавства, дотримання якого контролюють податкові та митні органи, теж зафіксували строк зберігання — не менш як 1095 днів. Його обчислюють із дня здійснення відповідної господарської операції (для дозвільних документів — не менш як 1095 днів від дати завершення терміну їх дії). Що важливо, прописані в п. 44.3 ПКУ терміни зберігання документів подовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, установлених п. 102.3 ПКУ.

На випадок втрати бухгалтерських та інших документів, п. 44.5 ПКУ тепер вимагає не просто письмово мельдувати2 контролерам про інцидент, а ще документально підтвердити перед ними настання події, що призвела до втрати, пошкодження чи дострокового знищення документів.

Якщо через втрату документів неможливо провести перевірку платника, то її строк перенесуть до дати відновлення паперів³ та надання їх перевіряючим, але не більше ніж на 120 днів.

Втратити первинні та інші документи, про які тут ідеться, ви можете собі дозволити тільки раз. Усе це було б смішно, якби не було так сумно. Адже абз. 4 п. 44.5 ПКУ каже: у разі невідновлення документів, зазначених у п.п. 44.1 і 44.3 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що сталося після використання платником права на їх відновлення, вважається, що такі документи були відсутні в такого платника на час складення звітності або виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, дотримання якого контролюють податкові та митні органи. Звучить так, наче будь-яка наступна втрата (знищення, пошкодження) документів після їх відновлення ставить хрест на їх “реанімації” для підтвердження показників звітності. Курйозна норма, навколо якої, на наш погляд, буде зламано чимало списів у судових баталіях. Ось, наприклад, написано про право на відновлення документів, тоді як в абзацах 1 і 2 п. 44.5 ПКУ закарбовано обов’язок платника відновити документи, якому передує, знову ж таки, обов’язок повідомити про їхню втрату. Крім того, вважаємо, що це нововведення має застосовуватися тільки після 23.05.2020 р., коли зміни до ст. 44 ПКУ набули чинності. Тобто “право на відновлення” має бути реалізованим після цієї дати, бо закон зворотної дії не має.

Список використаних нормативно-правових актів:

1. ПКУ — Податковий кодекс України.
2. МКУ — Митний кодекс України.
3. Закон № 466 — Закон України “Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо вдосконалення адміністрування податків, усунення технічних та логічних неузгодженостей у податковому законодавстві” від 16.01.2020 р.  № 466-IX.
4. Закон про автотранспорт — Закон України “Про автомобільний транспорт” від 05.04.01 р. № 2344-III.
5. Закон № 185 — Закон України “Про управління об’єктами державної власності” від 21.09.06 р. № 185-V.
6. Закон № 465 — Закон України “Про внесення змін до деяких законів України щодо вдосконалення адміністрування податків, усунення технічних та логічних неузгодженостей у податковому законодавстві”
від 16.01.2020 р. № 465-IX.
7. Закон № 2245 — Закон України “Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо забезпечення збалансованості бюджетних надходжень у 2018 році”
від 07.12.17 р. № 2245-VIII.
8. Положення № 285 — Положення про технічне обслуговування устаткування підприємств гірничо-металургійного комплексу, затверджене наказом Мінпромполітики України від 15.06.04 р. № 285.
9. Технічний регламент № 1077 — Технічний регламент з електромагнітної сумісності обладнання, затверджений постановою KМУ від 16.12.15 р. № 1077.
10. Порядок № 138 — Порядок відрахування до державного бюджету частини чистого прибутку (доходу) державними унітарними підприємствами та їх об’єднаннями, затверджений постановою КМУ від 23.02.11 р. № 138.
11. Порядок № 422 — Порядок ведення органами Державної фіскальної служби України оперативного обліку податків і зборів, митних та інших платежів до бюджетів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну України від 07.04.16 р. № 422.
12. Порядок № 1219 — Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну України від 29.12.15 р. № 1219.
13. ДК 009:2010 — Національний класифікатор України “Класифікація видів економічної діяльності ДК 009:2010”, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 11.10.10 р. № 457.
14. ДК 013-97 — Державний класифікатор України ДК 013-97, затверджений наказом Державного комітету зі стандартизації, метрології та сертифікації від 19.08.97 р. № 507.
15. ЗІР — Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс.