Організація документообігу на підприємстві: бухобліковий аспект
Важливість документації в процесі ведення бухобліку не викликає сумніву. Ба більше, значна частина обов’язків бухгалтера пов’язана саме зі створенням, перевіркою, опрацюванням і зберіганням документів. Тому сьогодні поговоримо про організацію документообігу підприємства, ефективність якої залежить від врахування багатьох нюансів, обрамлених законодавчо встановленими вимогами. Які це вимоги і на що слід звернути увагу бухгалтеру — з’ясуймо!
Юлія ПОПІВНЯК,
к.е.н., доцент кафедри обліку
і аудиту Львівського національного університету ім. І. Франка, м. Львів
Список використаних нормативно-правових актів:
1. КзПП — Кодекс законів про працю України.
2. КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.
3. Закон про бухоблік — Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”
від 16.07.99 р. № 996-XIV.
4. Закон про електронний документообіг — Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.03 р. № 851-IV.
5. Закон про оплату праці — Закон України “Про оплату праці” від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
6. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.
7. Положення № 105 — Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну СССР від 29.07.83 р. № 105.
8. Порядок № 1886/5 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту України від 11.11.14 р. № 1886/5.
9. Правила № 1000/5 — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.15 р. № 1000/5.
1 Під електронним документообігом, відповідно до абз. 1 ст. 9 Закону про електронний документообіг, розуміємо сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконують із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
2 Особливості впровадження електронного документообігу та організації роботи з електронними документами описано в Порядку № 1886/5 (послідовність етапів такого документообігу проілюстровано в спецвипуску газети “Все про бухгалтерський облік” № 35 за 2017 р. на стор. 7).
3 Прямих законодавчих покарань за відсутність графіка документообігу не встановлено, проте порушення передбаченого порядку ведення бухобліку (до якого рано чи пізно призводить неефективна організація документообігу на підприємстві), є підставою для накладення адмінштрафу — від 136 до 255 грн (від 8 до 15 НМДГ). За повторні аналогічні дії протягом року санкції зростуть — від 170 до 340 грн (від 10 до 20 НМДГ) (ст. 1642 КпАП).
4 У разі недотримання графіка документообігу санкції у вигляді відрахувань зі зарплати працівника нормами законодавства не передбачені (ст. 127 КЗпП).