Строки зберігання первинки та відповідальність за її втрату й неналежне оформлення

Існує багато одвічних запитань, пов’язаних з особливостями роботи підприємства з первинною документацією. Сьогодні у сферу нашого зацікавлення потрапляють ті з них, які стосуються строків зберігання документів, відповідальності за їх неправильне оформлення і втрату, а також порядку відновлення відсутньої первинки. Відповіді на ці запитання подекуди криються у значно складніших деталях, ніж здається на перший погляд. Тож давайте розбиратися!

Терміни зберігання первинних документів

Визначаючи строки зберігання документів, орієнтуємося на ПКУ та Перелік № 578/5, який призначений для використання підприємствами всіх форм власності (для фізосіб-підприємців має рекомендаційний характер) (п.п. 1.2, 1.4 Переліку № 578/5).

Пунктами 2.3—2.5 Переліку № 578/5 терміни зберігання документації поділено за двома групами суб’єктів господарювання: тими, які створюють документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ), й такими, що їх не створюють. Більшість комерційних підприємств належить до когорти останніх.

Юлія Попівняк, к.е.н., доцент кафедри обліку й аудиту Львівського національного університету ім. І. Франка, м. Львів

Державна архівна служба України

Лист від 30.10.12 р. № 01-2/3388

Про надання роз’яснення щодо Переліку типових документів

На Ваш запит повідомляємо, що при складанні номенклатури справ на 2013 рік необхідно керуватись новою редакцією Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 та зареєстрованого у Мін’юсті України 17.04.2012 р. за № 571/20884 (далі — Перелік), який набирає чинності з 01.01.2013.

Строки зберігання документів, що встановлені Переліком, є обов’язковими для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій, а для фізичних осіб — підприємців Перелік має рекомендаційний характер.

Одночасно повідомляємо, що примітка “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно,— ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення” до статей Переліку вказує, що знищення даних документів, строки зберігання яких закінчилися, проводиться за умови проведення ревізії чи перевірки відповідними уповноваженими органами влади.

Залежно від результатів ревізії чи перевірки дані документ або підлягають знищенню шляхом складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду або у разі виникнення будь-яких суперечок, спорів (у тому числі письмових претензій в досудовому порядку), слідчих і судових справ зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

У разі порушення кримінальної справи категорії й види документів, необхідних для слідства, визначаються відповідними уповноваженими органами кримінально-виконавчої системи.

Голова служби О. Гінзбург

Державна архівна служба України

Лист від 03.07.13 р. № 01.2/2629

Про порядок вилучення для знищення фінансових
і бухгалтерських документів, не перевірених відповідними уповноваженими органами влади

(Витяг)

На запит інформуємо, що порушене питання щодо застосування норм законодавства під час знищення бухгалтерських документів діючих підприємств неодноразово узгоджувався з Державною податковою адміністрацією України та Головним контрольно-ревізійним управлінням України щодо роз’яснення порядку вилучення для знищення не перевірених фінансових і бухгалтерських документів.

Під час підготовки та погодження проекту Переліку типових документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджено наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5), зазначені органи запропонували примітки до статей Переліку, які уточнюють термін зберігання первинної фінансової і бухгалтерської документації, викласти в редакції: “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (конфліктів), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення”.

Отже, керуючись роз’ясненнями зазначених органів, знищення неревізованих (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів не допускається.

<…>

В. о. Голови В. Воронін