Лист Державної архівної служби України від 30.10.12 р. № 01.2/3388 “Про надання роз’яснення щодо Переліку типових документів”

Державна архівна служба України

Лист від 30.10.12 р. № 01.2/3388

Про надання роз’яснення щодо Переліку типових документів

На Ваш запит повідомляємо, що при складанні номенклатури справ на 2013 рік необхідно керуватись новою редакцією Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 та зареєстрованого у Мін’юсті України 17.04.2012 р. за № 571/20884 (далі — Перелік), який набирає чинності з 01.01.2013.

Строки зберігання документів, що встановлені Переліком, є обов’язковими для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій, а для фізичних осіб — підприємців Перелік має рекомендаційний характер.

Одночасно повідомляємо, що примітка “За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно,— ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення” до статей Переліку вказує, що знищення даних документів, строки зберігання яких закінчилися, проводиться за умови проведення ревізії чи перевірки відповідними уповноваженими органами влади.

Залежно від результатів ревізії чи перевірки дані документ або підлягають знищенню шляхом складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду або у разі виникнення будь-яких суперечок, спорів (у тому числі письмових претензій в досудовому порядку), слідчих і судових справ зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

У разі порушення кримінальної справи категорії й види документів, необхідних для слідства, визначаються відповідними уповноваженими органами кримінально-виконавчої системи.

Голова служби О. Гінзбург