газета “все про бухгалтерський облік”
Чи зобов’язаний працівник писати заяви власноруч? Чи, можливо, простіше заяву про приймання на роботу, звільнення, на відпустку та ін. надрукувати і підписати? Якщо ні, то чи можна послуговуватися бланком заяви, що містить друковану й належну до заповнення працівником власноруч частину? Які відомості за такого варіанта дозволено надрукувати?
Запитання з консультаційної лінії
ВІДПОВІДЬ: Переконані, заяви можна подавати як у власноруч написаному вигляді, так і надрукованими або заповненими за шаблонним принципом. Головне, аби особа писала її з власної волі й поставила свій підпис.
Так, відповідно до Національного стандарту України “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” ДСТУ 4163:2020, затвердженого наказом ДП “Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості” від 01.07.2020 р. № 144 (чинний з 01.09.2021 р.), визначено вимоги до оформлення документації суб’єктами господарювання.
Зокрема, у його п. 7.1 читаємо: організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Водночас деякі внутрішні папери (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) за авторством посадовців та інших фізосіб ДОПУСТИМО оформлювати в рукописний спосіб. Інших застережень у ДСТУ немає.
Своєю чергою, певні нормативні акти можуть містити вимогу до обов’язкового оформлення заяв рукописним способом. Так, у п. 4 р. IV Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Нацагентства України з питань державної служби від 22.03.16 р. № 64, читаємо: “заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноруч і підписуються із зазначенням дати”. Звідси висновуємо, що заяви держслужбовці мають складати тільки особисто від руки.
Подібне застереження роботодавці також можуть закарбувати в Інструкції з діловодства, і тоді для цього підприємства така вимога стане актуальною. На переконання деяких фахівців, це може стати в пригоді під час вирішення конфліктних ситуацій (особливо у разі звільнення). Позаяк, як відомо, “рукописи не горять”, тож вони щонайліпше можуть довести той факт, що працівник справді подавав ту чи іншу заяву. Утім говорити, що на практиці це однозначно допоможе, перебільшення, адже працівник може стверджувати, що писав заяву під тиском тощо.
Щодо варіанта із застосуванням шаблонів заяв, то тут все просто. Знову-таки до Інструкції з діловодства ви можете додати використовувані на підприємстві шаблони основних заяв, роздрукувати їх і, за потреби, застосовувати. Або ж взяти та й передбачити Інструкцією можливість створення таких шаблонів, але тоді доречно їх затвердити окремим наказом по підприємству. Водночас зважайте, що законодавство не містить якихось настанов про те, які відомості у шаблоні матимуть постійний характер. До того ж навіть за наявності шаблонів працівники вільні або надрукувати, або написати заяву від руки. Про це також варто зазначити в Інструкції.
Отже, висновуємо: заяви працівників можна оформлювати або за допомогою комп’ютерної техніки, або в рукописний спосіб, або через заповнений шаблон. Це правило не діє, коли в нормативних або локальних актах підприємства міститься чітка вказівка на спосіб написання заяв.
На завершення побажаємо, щоб оформлення ваших документів було, як-то кажуть, аби й голки не підсунути!
Василь ЦИГАНЕНКО, консультант газети
“Все про бухгалтерський облік”
#КадровеДіловодство, #ТрудовіВідносини