1

Редагуємо інструкцію з діловодства з урахуванням новацій: на що звернути увагу

З огляду на внесення змін до Правил № 1000/5 роботодавцям варто переглянути зміст локальної Інструкції з діловодства, аби за потреби “підчистити” та актуалізувати положення, що не узгоджуються з оновленою нормативкою. У цьому матеріалі ми підкажемо, які саме норми можуть потребувати редагування, розповімо, як впровадити поправки і, найголовніше — надамо орієнтовний зразок такої інструкції, що враховує зміни законодавства.


Увага! Повна версія статті доступна лише передплатникам газети "Все про бухгалтерський облік"!
Авторизуйтеся, будь ласка:
Стати передплатником
Увага! Після авторизації натисніть Ctrl+F5, якщо сторінка відображається некоректно.

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ директора підприємства
від “01” червня 2022 р. № 14/2022/ОД

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в ТОВ “Нове відродження”

1. Загальні положення

1.1. Ця інструкція з діловодства (далі — Інструкція) визначає правила документування управлінської діяльності ТОВ “Нове відродження” (далі — підприємство), встановлює порядок роботи з документами.

1.2. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або електронних носіях управлінських дій, що вчиняються задля провадження господарської діяльності відповідно до статуту підприємства.

1.3. Викладені в Інструкції правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодства на підприємстві розроблено відповідно до чинного законодавства України.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства несе директор підприємства. Директор підприємства відповідає за організацію збереження службових документів та інформації, яку вони містять, захист документів від незаконного доступу, втрату й несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

1.5. Організація діловодства на підприємстві покладається на начальника відділу кадрів.

1.6. Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах.

1.7. Документи на підприємстві створюються державною мовою — українською. Документи, які надсилають іноземним адресатам, оформлюють або державною мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2. Приймання та реєстрація вхідних документів

2.1. Документи, що надходять на підприємство поштою, кур’єрською доставкою або засобами електронного зв’язку, приймає секретар директора (за відсутності — інша особа, уповноважена директором).

2.2. Секретар директора попередньо переглядає документи, визначає потребу в реєстрації та розподіляє їх за користувачами. Попередній розгляд документів має відбуватися в день їх надходження, а в разі надходження в неробочий день — у найближчий робочий день.

2.3. У разі отримання документів, що стосуються перевірок контролюючих органів, застосування штрафних санкцій, претензійно-позовних питань, поштові конверти додають до документів та зберігають.

2.4. Надходження документа від сторонньої юридичної чи фізичної особи секретар директора реєструє проставленням на ньому відміток про надходження і внесення відомостей про документ до журналу реєстрації вхідних документів, який ведуть на підприємстві в електронній формі.

2.5. Відмітка про надходження має містити такі елементи: скорочене найменування юридичної особи, до якої надійшов документ, вхідний реєстраційний індекс, дату (за потреби — годину і хвилину) надходження документа. Відмітку про надходження проставляють на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа.

2.6. Реєстрація документа має провадитися в день його надходження, а в разі надходження в неробочий день — у найближчий робочий день.

2.7. До Журналу реєстрації вхідних документів належить вносити таку інформацію: вид (назва) документа, автор (хто надіслав), дата надходження, індекс документа, стислий зміст (суть), резолюція директора чи іншої відповідальної особи (виконавець, за потреби — відповідальний виконавець, зміст доручення, дата), термін виконання й відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, а за наявності — індекс документа-відповіді).

2.8. Індекс вхідного документа в журналі реєстрації вхідних документів формується автоматично та складається так: порядковий номер у межах року, дріб, чотири цифри календарного року, дріб і позначка “ВД”.

2.9. Розглянуті директором документи з накладеними резолюціями секретар передає відповідним співробітникам.

2.10. За потреби в кількох примірниках документа секретар після його реєстрації виготовляє відповідну кількість копій та передає їх адресатам.

3. Підготовка, реєстрація, опрацювання внутрішніх та вихідних документів

3.1. Загальні правила оформлення документів

3.1.1. Перелік управлінських документів, що створюються в електронній формі, наведено у Додатку 1 до цієї Інструкції. Решта документів створюється у паперовій формі із використанням паперу формату А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. Вихідні документи мають оформлятися на фірмових бланках підприємства встановленого зразка.

Внутрішні документи, зокрема накази, розпорядження, інструкції, заяви працівників, службові записки тощо оформлюють на звичайному папері без використання фірмових бланків.

3.1.3. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюють відповідно до Національного стандарту України “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163:2020”, затвердженого наказом Державного підприємства “Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості” від 01.07.2020 р. № 144 та Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5.

3.1.4. Документи оформлюють друкованим способом. Текст документа друкують з одного боку аркуша. Окремі внутрішні документи — пояснювальні та доповідні записки дозволено оформлювати в рукописний спосіб.

3.1.5. У тексті документа інформацію наводять лаконічно, грамотно, зрозуміло без вживання фраз, які мають емоційне забарвлення та не несуть змістового навантаження.

3.1.6. Текст документа, окрім розпорядчих документів (наказів), викладають зазвичай від третьої особи. Наприклад: “Адміністрація підприємства розглянула Ваше звернення…”.

3.1.7. Документи можуть містити схеми, таблиці, ілюстрації тощо.

3.1.8. Документ, складений на підприємстві, у його підрозділах, має містити такі обов’язкові реквізити: повне найменування підприємства згідно з ЄДРПОУ, скорочене найменування, якщо автор документа — структурний підрозділ, то найменування такого структурного підрозділу, місце складання, назву виду документа, дату, індекс, підпис.

3.1.9. Заголовок до тексту документа має стисло відображати його суть, граматично узгоджуючись із назвою (наприклад, наказ про перенесення робочих днів, протокол загальних зборів трудового колективу). Якщо в документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки не обов’язкові до листів, службових записок, заяв, телеграм, повідомлень.

3.1.10. Дата документа — це, відповідно, дата його підписання, затвердження, ухвалення, реєстрації або складання. До обов’язкового датування й підписання належать усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання і внесення до справи).

3.1.11. Дату оформляють у цифровий спосіб: її елементи зазначають арабськими цифрами одним рядком у такій послідовності: число, місяць, рік. Число й місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою, рік — чотирма цифрами, наприклад: 01.06.2022.

3.1.12. Службові відмітки до документів, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа) мають бути датовані та підписані.

3.1.13. У документі, складеному на двох та більше аркушах, сторінки мають нумеруватися посередині верхнього поля арабськими цифрами.

3.1.14. Розміщення реквізитів та формулювання в розпорядчих документах (наказах) має відповідати вимогам Національного стандарту України “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4663:2020”, затвердженого наказом Державного підприємства “Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості” від 01.07.2020 р. № 144 (витяги — у додатку 2 до цієї Інструкції).

3.1.15. Розпорядчі документи оформлюють з урахуванням таких вимог:

3.1.15.1. Зміст розпорядчого документа стисло викладають у заголовку, який починається з прийменника “Про” і віддієслівного іменника (“Про затвердження…”, “Про введення…”, “Про приймання на роботу…”) або іменника (“Про організацію…”, “Про заходи…”).

3.1.15.2. Структура тексту розпорядчого документа складається зазвичай із двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої. Якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, (наприклад, у наказах з особового складу), то констатуючої частини не використовують.

3.1.15.3. У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання розпорядчого документа й починатися вона може зі слів “На виконання”, “З метою”, “У зв’язку із” тощо. Якщо документ видають на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначають назву виду цього документа, його автора, дату, номер та заголовок.

3.1.15.4. Розпорядча частина починається з дієслова (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкують із нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля, після якого ставлять двокрапку.

3.1.15.5. Розпорядча частина може поділятися на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У пунктах можуть зазначатися виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання.

3.1.15.6. У розпорядчих документах із кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається зазвичай із дієслова у формі інфінітива: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначають великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові. Формулювання пунктів повинні бути чіткими, лаконічним відповідати нормам Кодексу законів про працю України та іншим нормативно-правовим актам.

3.1.15.7. У розпорядчих документах із кадрових питань (особового складу) зазвичай фіксують підставу видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

3.1.15.8. Розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу), як заведено, оформлюють у вигляді індивідуальних наказів (стосуються одного працівника). Допускаються також зведені (стосуються кількох працівників) кадрові накази.

3.2. Індексування документів

3.2.1. Індекси створюваних на підприємстві документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, виконавців тощо.

3.2.2. Складові частини індексу розміщуються в такій послідовності: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, дріб, чотири цифри календарного року, дріб, буквене позначення групи документів (типу документів):

С — службові документи для внутрішнього користування: службові та доповідні записки, звернення, повідомлення тощо;

АГ — накази з адміністративно-господарської діяльності;

ОД — накази з основної діяльності;

К — накази з особового складу (кадрові накази).

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Усі створені розпорядчі документи (накази) з особового складу належить реєструвати в Книзі реєстрації наказів з особового складу, де зазначають: порядковий номер запису, дату й номер наказу, стислий зміст наказу, посадову особу, яка видала наказ. Реєстрацію наказів з особового складу здійснює уповноважений працівник відділу кадрів.

3.3.2. Накази, інші розпорядчі документи з основної діяльності реєструють в електронній формі — у журналі реєстрації наказів з основної діяльності, де зазначають: порядковий номер запису, дату й номер наказу, стислий зміст наказу, посадову особу, яка видала наказ. Накази з основної діяльності реєструє секретар директора (за відсутності — інша уповноважена директором особа).

3.3.3. Накази, інші розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань реєструють в електронній формі — у журналі реєстрації наказів з адміністративно-господарської діяльності, де зазначають: порядковий номер запису, дату й номер наказу, стислий зміст наказу, посадову особу, яка видала наказ. Накази з адміністративно-господарської діяльності реєструє секретар директора (за відсутності — інша уповноважена директором особа).

3.3.4. Усі заяви, що надходять від співробітників, належить реєструвати: заяви щодо трудових відносин — у журналі реєстрації кадрових заяв, заяви з решти питань — у журналі реєстрації заяв з організаційно-господарських питань. У журналах реєстрації наводять таку інформацію щодо заяв: порядковий номер запису, дату заяви, заявника, суть порушеного питання, посадовця, на розгляд якого спрямовано заяву.

3.3.5. Структурні підрозділи установи реєструють створені ними доповідні та службові записки.

3.3.6. Решту створюваних на підприємстві внутрішніх документів реєструють на розсуд директора (іншої посадової особи) в окремій електронній базі— журналі реєстрації інших внутрішніх документів. Реєстрацію здійснює секретар директора (інша уповноважена особа).

3.4. Погодження документів

3.4.1. За потреби в погодженні документа щодо доцільності, обґрунтованості, відповідності законодавству та ін. проєкт документа погоджують із посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення відповідних питань.

3.4.2. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них мають обов’язково погоджуватися з начальником відділу кадрів та спеціалістом із питань запобігання та виявлення корупції.

3.4.3. Проєкти наказів із кадрових питань (особового складу) та додатки до них візують працівник кадрової служби, який створив документ, та начальник відділу кадрів, спеціаліст із питань запобігання та виявлення корупції і, за потреби, спеціаліст бухгалтерської служби, інші посадовці, яких стосується документ.

3.4.4. Факт погодження фіксують проставлянням на проєкті візи “ПОГОДЖЕНО”, особистого підпису, посади, ініціалів та прізвища посадової особи, яка візує документ, дати візування.

3.4.5. Візи на проєктах документів (окрім наказів та інших розпорядчих документів) розміщують на лицьовому боці кожного аркуша.

3.4.6. На проєктах наказів (інших розпорядчих документів) візи проставляють на зворотному боці останнього аркуша.

3.4.7. У разі незгоди зі змістом проєкту документа й неможливості досягнути згоди з автором документа особа робить відмітку про ознайомлення (“ОЗНАЙОМЛЕНИЙ”) та викладає свої зауваження і пропозиції в письмовій формі.

3.4.8. З урахуванням зауважень автор проєкту документа доопрацьовує його і в разі незгоди із зауваженнями та пропозиціями письмово викладає свої аргументи щодо незгоди.

3.4.9. Зауваження і пропозиції до проєкту документа можуть викладатися на окремому аркуші, про що на проєкті роблять відмітку “Зауваження і пропозиції додаються”.

3.5. Порядок засвідчення документів

3.5.1. Засвідчення документів відбувається через підписання та/або затвердження, проставляння печатки.

3.5.2. Службові вихідні документи підписує директор підприємства, за відсутності — заступник директора. За необхідності директор може доручити підписання певних вихідних документів іншим співробітникам підприємства. Розпорядчі документи (накази) підписує директор, за відсутності — заступник директора. Рішення колегіальних органів підписує особа, яка головувала на засіданні колегіального органу. Решту документів підписує його автор(и) (співробітник(и), від імені якого(их) викладено документ) чи інша особа (особи) залежно від виду документа.

3.5.3. Підпис документа має оформлюватися так: зазначають найменування посади (роботи) особи, яка підписує документ, особистий підпис, ім’я і великими літерами прізвище.

Якщо за зміст документа відповідають декілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то його підписують усі такі особи. Водночас підписи посадовців розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

3.5.4. Розпорядчі документи підписують один раз — на оригіналі, для використання в роботі розсилають копії.

3.5.5. Перелік документів, які повинні можуть затверджуватися розпорядчим документом (наказом) або посадовою особою (посадовими особами), наведено у додатку 3 до цієї Інструкції. Гриф затвердження розміщують у верхньому правому куті першого аркуша документа.

3.5.6. Якщо документ затверджує посадова особа, то гриф затвердження складається зі слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, власного імені та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

3.5.7. Якщо документ затверджують розпорядчим документом (наказом), то гриф затвердження складається зі слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати й номера.

3.5.8. Печатку підприємства проставляють на розпорядчих документах, положеннях, інструкціях, правилах, договорах, посвідченнях, довіреностях та офіційних документах, що надсилають третім особам. Печатку проставляють так, щоби вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ або його текстову частину.

3.5.9. Копії документів посвідчують печаткою “Для документів № 1”. Окрім печатки, проставляють штамп начальника юридичного відділу “Згідно з оригіналом” і його підпис.

3.6. Накладення резолюцій

3.6.1. Резолюція — це вказівка директора (іншої посадової особи) щодо виконання документа. Резолюції проставляють на окремих аркушах, які прикріплюють до документа (зазвичай формату А5 або А7).

3.6.2. Резолюція містить: прізвище виконавця(-ів), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дату. На документах із термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають: виконавця, підпис автора резолюції, дату.

3.6.3. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, відповідальна за виконання особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено іншого. Для виконання доручення їй передають документ та надають право залучати інших виконавців і координувати їх роботу.

3.7. Помітки про проходження та виконання документів

Під час проходження документа роблять такі помітки:

  • про надходження (реєстрацію) документа — у нижньому правому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа);
  • про виконання документа і спрямування його на зберігання — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (стислий запис щодо виконання, дата скерування документа на зберігання, посада, прізвище й підпис виконавця, його службовий телефон).

3.8. Оформлення додатків до документів

3.8.1. Додатки до документів формують у таких випадках:

  • якщо додаток являє собою документ, який затверджують або якому надають чинності розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
  • якщо додаток пояснює або доповнює зміст основного документа.

3.8.2. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків із зазначенням кількості аркушів наводять у тексті.

3.8.3. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ (наприклад: додаток до наказу від 07.05.2022 р. № 45/2019/АГ або Затверджено наказом від 06.05.2022 р. № 45/2022/АГ).

3.8.4. За наявності кількох додатків зазначають їх порядкові номери.

3.9. Копії документів та витяги з документів

3.9.1. Копію документа та витяг із документа роблять із дозволу директора підприємства або керівника відповідного структурного підрозділу.

3.9.2. Копія документа виготовляється за допомогою копіювальної техніки, витяг із документа — за допомогою комп’ютерної та/або копіювальної техніки.

3.9.3. Відмітку “Копія” або “Витяг” роблять у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

3.9.4. Напис про засвідчення копії документа складається зі слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”. Напис про засвідчення копії скріплюють печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу.

3.10. Реєстрація й надсилання вихідних документів

3.10.1. Вихідні документи від імені директора підприємства реєструє секретар директора (за відсутності — інша уповноважена директором особа) у день їх одержання для надіслання.

3.10.2. Вихідний документ, підписаний іншою посадовою особою, реєструє уповноважений співробітник відповідного структурного підрозділу.

3.10.3. Вихідні документи реєструють у журналі реєстрації вихідних документів, який ведуть в електронній формі, із зазначенням номера (індексу) вихідного документа, дати реєстрації, заголовка (найменування, стислого змісту) документа.

3.10.4. Індекс вихідного документа в журналі реєстрації вихідних документів формується автоматично та складається таким: порядковий номер у межах року, дріб, чотири цифри календарного року, дефіс і позначка “вих”.

3.10.5. Вихідну кореспонденцію надсилає секретар директора (інша уповноважена особа) поштою або засобами електронного зв’язку.

3.10.6. Не допускається надсилання або передавання документів без їх реєстрації.

4. Забезпечення збереженості документів

4.1. Складання номенклатури справ

4.1.1. Номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві підприємства, із зазначенням строків зберігання справ. Складання номенклатури справ покладається на відділ кадрів, відповідає за організацію роботи начальник відділу кадрів.

4.1.2. Номенклатура справ складається за структурним принципом побудови.

4.1.3. Номенклатура підприємства (зведена) складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 08.06.2015 р. № 1000/5, та з урахуванням вимог, встановлених зазначеними Правилами (витяги — у додатку 4 до цієї Інструкції).

4.2. Вимоги до формування справ

4.2.1. Справи на підприємстві формують централізовано — у відділі кадрів.

4.2.2. Документи групують у справи в хронологічній послідовності.

4.2.3. Накази (розпорядження) з основної діяльності установи, з адміністративно-господарських і кадрових питань (особового складу) групують у різні справи.

4.2.4. Накази з кадрових питань (особового складу) групують відповідно до їх видів та строків зберігання. Не допускається групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового
(5 років) зберігання.

4.2.5. Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо) та документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

4.2.6. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групують у хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). До особової справи складають внутрішній опис, який розміщують на початку справи.

4.3. Організація зберігання документів

4.3.1. Документи із завершеним виконанням до моменту передавання до архівної установи зберігаються за місцем формування справ — у відділі кадрів.

4.3.2. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити передавання документів із завершеним виконанням (веденням) до відділу кадрів.

4.3.3. Для зберігання справ використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в зачинених шафах.

4.3.4. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються в його секретаря. На стрічці й коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

4.3.5. Справи в тимчасове користування надають не більше як на один місяць. Посадова особа, яка видала та прийняла справу в тимчасове користування, зобов’язана перевірити наявність документів у справі.

4.3.6. Строки зберігання документів на підприємстві визначаються відповідно до Переліку, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.12 р. № 578/5 (витяги — у додатку 5 до цієї Інструкції).

4.3.7. Організацію передання документів до архівної установи покладають на начальника відділу кадрів.

Начальник відділу кадрів                                 Колосенко                             Юлія КОЛОСЕНКО

посадова особа, відповідальна за підготовку Інструкції підпис ініціали, прізвище

Додатки
<…>

#діловодство, #документи