Оплата відрядження за двох

Розглянемо ситуацію. Директор нашого підприємства із ще одним працівником поїхали у закордонне відрядження. Розрахунок здійснював директор за себе і за іншого працівника своєю особистою карткою (працівник повертав йому готівку). Обидва мають 2 пакети документів на проживання (у кожного свій рахунок зі своїм прізвищем і чеки). Але після прибуття необхідно надати виписку з рахунку, до якого емітовано картку, для підтвердження витрат. Як бути в такій ситуації, якщо обидва нададуть виписку з одного й того самого рахунку, держателем якого є директор.

Чи можлива така ситуація? Кому підприємство має відшкодовувати витрати в такому разі (з урахуванням того, що ще до завершення відрядження другий працівник повністю розрахувався з директором готівкою)? Чи можна скласти між ними цивільний договір про те, що одна особа оплачує витрати за іншу в безготівковій формі та отримує компенсацію в готівковій формі (або щось на кшталт такої угоди, щоб закріпити цю домовленість)?

Прикро, що ви не оцінили можливих ризиків цієї операції до того, як ухвадиди рішення. Нетипові ситуації ліпше оцінювати щодо їх прийнятного вирішення і можливих ризиків “до того як”, а не “після того як”. На майбутнє проведіть з керівником роз’яснювальну роботу.

Дмитро ЗУБАЧ,
консультант із питань оплати праці