Роз’яснення ГУ Держпраці в Одеській обл. від 30.09.2021 р. “Чи повинен ФОП видавати накази при прийом на роботу, вести облік кадрових документів”

Приймаючи працівників на роботу, фізична особа – підприємець (далі – ФОП, підприємець) набуває статусу роботодавця (п.п. 14.1.222 Податкового кодексу України, ч. 1 ст. 1 Закону України «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності» від 22.06.2012 р. № 5026-VI). В ч.1 ст.1 Закону №5026 говориться, що «Роботодавець— юридична особа (підприємство, установа, організація) абофізична особа-підприємець, яка в межах трудових відносин використовує працю фізичних осіб».

Відносини суб’єкта господарювання та найманих працівників регулюються трудовим законодавством.

Це означає, щофізичні особи-підприємці  повинні виконувати вимоги, визначеніКодексом законів про працю України (далі – КЗпП), у разі прийняття на роботу найманих працівників.

Трудовим договоромє угода між працівником і фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, із підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю й угодою сторін.

Роботодавець має вести облік персоналу та оформити документи, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення.

Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, фізична особа – підприємець укладає трудовий договір із фізичною особою обов’язково в письмовій формі.

Згідно трудового законодавства підприємець повинен  видати наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу, указавши дату початку роботи.

Без видання такого наказу підприємець не зможе заповнити форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, наведеною в додатку  до постанови  Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413,  далі — Постанова № 413).

Цього вимагає ч. 3 ст. 24 КЗпП, згідно з якою роботодавець не вправі допускати працівника до роботи без надання Повідомлення про прийняття працівника на роботу до органу Державної фіскальної служби.

У формі Повідомлення передбачені графа 7 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та графа 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу», тобто без видання наказу про прийняття працівника на роботу фізичній особі – підприємцю не обійтися.

Таким чином, при оформленні працівника на роботу до ФОП обов’язковим є оформлення трудового договору в письмовій формі, видання наказу про прийняття на роботу.

Щодо обліку наказів та іншої кадрової документації

Ми з’ясували, що Наказ про прийняття на роботу є обов‘язковим кадровим документом ФОП.

Наказ (розпорядження) оформлюють за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489. Можна оформлювати наказ за довільною формою, розробленою підприємцем самостійно.

Серед реєстраційних форм ФОП є обов’язкові, вести які вимагає законодавство, зокрема, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144, діє з 01.09.2021р. (далі -ДСТУ 4163:2020) визначає, як оформляти реквізити документів.

Обов‘язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер). Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації – облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.

Реєстраційний індекс – один з обов’язкових реквізитів будь-якого документа (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020). Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами….

Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004) встановлює, що «Реєстрація документа– це внесення до облікової форми стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати зареєстрування».

Ось ще декілька термінів, визначених ДСТУ 2732:2004.

П.4.1.4 реквізит (службового документу) – інформація.  зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

П.4.2.7 реєстрування (службового) документа – внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати зареєстрування.

П.4.2.8 реєстраційний індекс (службового) документа – цифрова чи абетко-цифрова познака, надана службовому документові під час його реєстрації.

Трудові договори належать до категорії документів, які зберігаються 75 років. Це установлено ст. 492 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5)

Накази, розпорядження з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; оплату праці…) зберігаються 75 років (ст. 16-б Переліку № 578/5).

Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання – їх строк зберігання становить 75 років (ст. 121-б Переліку № 578/5).

Для зберігання трудових договорів працівників має бути сформовано окрему справу, теку наприклад «Трудові договори працівників».

Книга реєстрації наказів може мати таку форму: номер за переліком; дата та номер наказу; найменування (короткий зміст); ким написаний; кому направлено (підпис посадової особи), яку зазначено в листі Міністерства праці та соціальної політики України від 19.10.2005 р.№ 09-487«Про реєстрацію наказів щодо особового складу»

Бланк журналу реєстрації трудових договорів для ФОПа може мати такі графи: реєстраційний номер; дата реєстрації трудового договору; дата і номер наказу про прийняття на роботу; дата і підпис працівника про одержання примірника трудового договору; дата і номер додаткової угоди про зміни та доповнення до трудового договору; дата і номер наказу про припинення трудового договору; примітки.

Прес-служба Головного управління