Як зробити запис про прийом на роботу: підстави та приклади

Головний постулат, який треба запам’ятати: записи в трудовій завжди мають відповідати формулюванням у наказах. Звісно, як зі всякого правила, тут існують винятки, але вони не стосуються таких етапів, як приймання на роботу та звільнення.

Загальні правила внесення записів про при­йом на работу:

1. Записи вносять ПІСЛЯ видання наказу або розпорядження про прийом на роботу, але НЕ ПІЗНІШЕ тижневого строку після його видання (п.п. 2.2, 2.4 Інструкції № 58). Зокремте увагу: ст. 48 КЗпП дає роботодавцю 5 днів на оформлення трудової книжки тим працівникам, що стають до роботи вперше. До того ж закон зобов’язує власника вести трудові книжки на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у фізособи понад 5 днів (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Тож радше орієнтуватися саме на п’ятиденний термін.

2. Записи вносять кульковою ручкою або ручкою з пером. Дозволені кольори: синій, фіолетовий, чорний. Писати в трудовій зеленою або червоною ручкою не можна.

3. Цифри мають бути арабськими, день та місяць — пишуть двозначними, а рік — чотиризначними числами (наприклад, 17.12.2020).

4. Порядок записів такий (п. 2.14 Інструкції № 58):

• першим рядком пишемо як заголовок повне найменування підприємства. Розміщуємо його в гр. 3, яка стосується відомостей про прийняття на роботу;
• у наступному рядку вносимо порядковий номер у графу 1, дату прийняття на роботу — у графу 2. У графі 3 цього рядка пишемо відомості про прийняття на роботу “Прийнятий…” або “Призначений…” і далі зазначаємо найменування посади за КП. Наприклад, “Прийнятий на посаду секретаря”. Якщо працівника приймають на роботу в певний структурний підрозділ — до цеху, відділу тощо, тоді в графі 3 зазначаємо спершу назву підрозділу, а вже потім посади. До прикладу, “Прийнятий в адміністративний відділ на посаду секретаря”. У графі 4 вказуємо номер та дату наказу, на підставі якого робимо запис. Зміст наказу має відповідати змісту зробленого запису в трудовій (п. 2.4 Інструкції № 58).