Організація документообігу на підприємстві

Документообіг на підприємстві — процес перманентний. Його організацію хоч і передбачено нормативкою, однак жодних часомеж для підприємств у цій площині не відведено. Втім коли, як не з початку нового року, під гомін різдвяних колядок, налаштовувати та вдосконалювати процес документообігу? Тут дається взнаки не лише одвічне людське бажання в новому році покращити простір довкола себе. Але й закриття попереднього року, підбиття підсумків, річна інвентаризація, підготовка до річної звітності напевно показали тонкі місця, в яких документообіг “кульгає”. Тож саме час їх ліквідувати.

Суть документообігу

Під документообігом зазвичай розуміють рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Усі наявні на підприємстві документи умовно можна поділити на:

• вхідні — створені контрагентами, з якими воно має ділові зв’язки та веде госпдіяльність;
• вихідні — безпосередньо створені на ньому та надані контрагентам;
• внутрішні — пов’язані з організацією роботи підприємства, трудовою дисципліною тощо.

З огляду на цей умовний поділ документи можуть проходити такі етапи: виписка, приймання, попередній розгляд, реєстрація, передання до виконання, безпосередньо виконання, відправлення, передання на зберігання та ін.

Тож організованим можна вважати документообіг у тому разі, коли послідовність прохо­дження документом таких етапів чітко зафіксовано, разом із часовими межами та відповідальними за їх рух на кожному етапі.