Чи може бухдовідка підтвердити госпоперацію, якщо первинка запізніла
(Коментар до листа Мінфіну України від 21.03.2023 р.
№ 41010-07-5/7607)
У коментованому циркулярі головні методологи країни з Мінфіну озвучили дві тези, які, як нам здається, заслуговують на увагу. По-перше, покликаючись на два осново-бухоблікові “кити”, а саме — ч. 2 ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) та абз. 3 п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88), вони нагадали важливе правило. Воно виголошує: неістотні недоліки в первинних документах, що містять відомості про господарську операцію, не можуть слугувати підставою для її невизнання. Але водночас мають дотримуватися такі умови:
1) ці вади не перешкоджають ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації;
2) документ містить відомості про дату його складання, назву підприємства, від імені якого його оформлено, зміст та обсяг госпоперації тощо.
Здавалося б, бухнормативка містить інструмент для боротьби зі спробами перевіряльників ставити під сумнів реальність госпоперацій через нібито неправильно оформлені первинні документи. Але на ділі не все так гладесенько-рівнесенько — судочинство за позовами однаково постійно триває, адже те, які недоліки первинки вважати неістотними, ніде не розшифровано. А в каламутній воді, як відомо, легше й рибку ловити. На щастя, судова практика із цього питання здебільшого формується на користь платників. Так, наприклад, у рішенні Окружного адмінсуду м. Києва
від 19.04.2021 р. у справі № 640/21044/19 працівники в мантіях стали на бік підприємства, зокремивши, що незазначення у видаткових накладних прізвища директора є неістотним недоліком, який не перешкоджав контролюючому органу ідентифікувати особу — учасника госпоперації. А в рішенні Одеського окружного адмінсуду від 02.09.2020 р. у справі № 420/3156/20 судді зауважили, що незазначення в первинці посади відповідальної особи хиба також малозначна. Тому тільки це не може поставити під сумнів власне саму госпоперацію.
По-друге, мінфінівці роз’яснили, який внутрішній документ треба складати, коли “оригінальна” первинка щодо госпоперації, яка відбулася в звітному періоді, затримується. Але перш ніж щодо цього озвучити висновки коментованого листа, двома словами для тих, хто не зовсім у темі, пояснимо, про що йдеться.
Загалом наявність первинного документа — умова (підкреслимо: саме умова, а не дата) відображення госпоперації (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Водночас вагомо, що дата отримання первинки не визначає дати фіксації в бухобліку госпоперації (як і дата складання первинки неважлива для періоду відображення операції). Адже для вибору періоду, в якому показують доходи/витрати, треба послуговуватися загальними правилами НП(С)БО 15 “Дохід” та НП(С)БО 16 “Витрати”.
Тоді, як зарадити ситуації, коли подія відбулася, а первинки немає (запізніла)?! — запитаєте ви. Адже, з одного боку, госпоперація має
відображатися в бухобліку в періоді її здійснення незалежно від дати отримання первинного документа, а з іншого — без первинки госпоперація — не госпоперація.
Відповідь на цю квестію мінфінівці якраз і надають у коментованому листі. Так, вони зазначають: якщо правилами документообороту передбачено можливість відображення госпоперації, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухобліку за звітний період від контрагента не отримано первинки, то підставою для фіксації інформації про таке дійство є належно оформлений внутрішній первинний документ (акт)1, складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг (абз. 2 п. 2.5 Положення № 88).
1Абзац 3 п. 2.5 Положення № 88 джерелить, що госпоперації, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюють у порядку, визначеному НП(С)БО або МСФЗ.
Своєю чергою, мінфінівці акцентують на внутрішньому первинному документі, який має іменуватися саме як акт. Адже далі вони резюмують: якщо правила документообороту визначатимуть, що внутрішнім первинним документом для відображення госпоперації, щодо якої запізніла первинка, є бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта), то для бухобліку вона може стати фундаментом для фіксації в ньому відповідної госпоперації. Звісно, за умови, що ця бухдовідка містить усі обов’язкові реквізити з ч. 2 ст. 9 Закону про бухобліку, притаманні первинці.
Тож якщо відштовхуватися від зворотного, одержуємо таке: коли в документообігу компанії про оформлення госпоперацій, щодо яких запізніла первинка, про бухдовідку2 не згадано, то краще фіксуйте її за внутрішнім актом, і, таким робом, матимете менше клопоту. Хоча заради справедливості зауважимо, що зміст зазначеної в первинці інформації мав би превалювати над формою її відображення. Тобто, по суті, назва внутрішнього документа (будь-то акт чи бухдовідка) не така вже й критична. Хоча мінфінівці, судячи з усього, так не вважають.
2А от під час виправлення бухпомилок такий папірець — must-have (див. п. 4.6 Положення № 88).
І на завершення зокремимо, що в періоді отримання від контрагента первинки щодо госпоперації на різницю між сумою в “оригінальному” папірці та розрахунковою сумою, яку вже відображено в бухобліку на підставі внутрішнього первинного документа (ясна річ, якщо така дельта взагалі вигулькує), треба обов’язково зробити коригування (у бік збільшення або зменшення). У бухзаписах це можна показати, наприклад, так: Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 631 (коли фактична вартість вища за оціночну) або Дт 631 Кт 719 (якщо фактична вартість нижча за оціночну).
Вікторія МІРОШНИК,
консультант із питань обліку
та оподаткування, м. Київ
#ПервинніДокументи, #бухоблік