Одноденне автовідрядження: документи для підтвердження витрат

СИТУАЦІЯ: ТОВ відправляє працівника у відрядження на будівельну дільницю, яка розміщена поза межами фактичного перебування замовника — сторони, що приймає. Термін відрядження становить один день, працівник їде у відрядження на службовому автомобілі.

ЗАПИТАННЯ: Як документально підтвердити перебування працівника у відрядженні, коли є лише наказ про відрядження?

АРГУМЕНТОВАНА ВІДПОВІДЬ ДПСУ: Підпунктом “а” пп. 170.9.1 ПКУ встановлено перелік витрат відрядженої особи, які не є доходом такої особи. Зазначені витрати не є об’єктом обкладення податком на доходи лише за наявності підтвердних документів, до яких належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Разом з тим до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фіз­особи (добові витрати), понесені у зв’язку з відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінзарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Сума добових визначається в разі відрядження, зокрема, у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Таким чином, фактичне перебування працівника у відрядженні протягом однієї доби на транспортному засобі підприємства може бути підтверджене актом виконаних робіт у замовника на підставі відповідного договору.

ІПК ДПСУ від 27.06.2023 р. № 1503/ІПК/99-00-24-03-03-06

#витрати, #відрядження