Трудові книжки знищила пожежа: як їх відновити
На підприємстві згоріли всі трудові книжки.
Які наші дії? Який запис робити у дублікаті? Як можна відновити попередні дані?
Запитання з редакційної пошти
ВІДПОВІДЬ: Відновити інформацію про трудову діяльність кожного працівника — не завжди простий процес. Відсутність трудової книжки не може стати причиною відмови у продовженні трудової діяльності чи підставою для відмови у прийнятті на роботу, адже у ст. 24 КЗпП закарбовано, що такий документ подають за наявності.
На підставі Закону № 1217 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Після передання відомостей до ПФУ трудові книжки можна віддати працівникам. Факт отримання працівник підтверджує підписом у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них. Такий документ не є обов’язковим елементом сучасних трудових відносин, зважаючи на законодавчі зміни, а його ведення відбувається лише за бажанням працівника.
Якщо трудова книжка згоріла, роботодавець зобов’язаний видати її дублікат. У п. 5.6 Інструкції № 58 зазначено, що дублікат може бути виданий у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації. Спочатку заповнюється перша сторінка, у правому верхньому кутку якої роблять запис “Дублікат”. Решту інформації на сторінці заповнюють за загальними
правилами.
На заповнення наступних розділів впливає наявність роботодавців. Необхідно внести інформацію до розділів “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” та “Відомості про заохочення”.
Варіант 1. Один роботодавець. Відповідальній особі на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень) необхідно відновити записи в дублікаті трудової книжки працівника. Відомості про трудову діяльність вносять за загальними правилами. Звісно, не виключено, що разом із трудовими книжками згоріла й інша кадрова документація. Як діяти у такому разі, читайте нижче.
Варіант 2. Роботодавців багато. Відповідальній особі, котра відновлює записи у дублікаті, не потрібно вносити інформацію про минулих працедавців, зазначати дати прийняття та звільнення, переведення, фіксуючи підстави, тощо. Відповідно до п. 5.3 № Інструкції № 58 необхідно лишень сумарно зазначити стаж без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди і на яких посадах працювала особа. Отримати та надати документи, якими підтверджується трудова діяльність, працівникові необхідно самостійно. Для цього він має звернутися до попереднього роботодавця, котрий може підтвердити, що особа дійсно обіймала відповідну посаду, зазначивши дати наказів (розпоряджень). Нагадуємо: працедавець зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство (п. 5.3 Інструкції № 58).
Саме це в першу чергу необхідно внести до розділу “Відомості про роботу”. Запис у графі 3 (Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)) може бути таким: “Загальний стаж трудової діяльності до прийняття на роботу до Акціонерного товариства “УкрПульс” становить 2 роки 1 місяць та 7 днів”. Скріплювати печаткою не потрібно. Якщо документи не містять повністю наведених вище даних про роботу у минулому, то до дубліката трудової книжки вносять лише ті дані, що є у документах, на підставі п. 5.3 Інструкції № 58. Якщо на момент звернення працівника підприємства вже немає, то звертатися необхідно до правонаступника, архівної установи. Отримати інформацію про працевлаштування (з 2000 р.) можна на порталі електронних послуг ПФУ. Звертатися з відповідними заявами до органів ПФУ доведеться, щоб підтвердити трудову діяльність до 2000 року.
Підтвердити свій стаж можна також за рішенням суду. Зокрема, відповідно до постанови КМУ від 12.08.93 р. № 637 підтвердження трудового/страхового стажу може відбуватися за показами свідків. Вказує на це і Мінреінтеграції (див. за посиланням). Після запису про трудову діяльність працівникові відділу кадрів необхідно відновити записи про працевлаштування особи на нинішньому підприємстві починаючи з дати приймання на роботу. Записи вносять за загальними правилами.
Під час пожежі можуть бути знищені не лише трудові книжки, але й кадрові документи. А саме на їх підставі можна заповнити дублікат. Спершу працедавцеві необхідно провести роботу щодо відновлення кадрових документів: створити комісію, учасники якої проведуть аудит, оцінять втрати, нададуть керівникові звіт про роботу. На підставі отриманих даних роботодавець вирішить, як організовуватиме відновлення даних, скільки часу та коштів на це знадобиться.
Отже, практичний досвід доводить, що відкладати на потім передання скан-копій трудової книжки до ПФУ не варто. У цій ситуації наявність сканованих відомостей, доступу до них спростило б підтвердження стажу роботи та значно пришвидшило б заповнення дубліката. Це питання досить складне для осіб передпенсійного віку, які через пожежу втратили трудову книжку, проте необхідно відновити втрачені відомості в попередніх роботодавців.
Наталія КИРІЧЕНКО,
експерт із питань трудового
законодавства та кадрового обліку,
м. Чернігів
Список використаних нормативно-правових актів:
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України.
2. Закон № 1217 — Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 р. № 1217-IX.
#ТрудовіВідносини, #ТрудовіКнижки