газета “все про бухгалтерський облік”
Інтерв’ю з начальником Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області Наталією Рад.
З 10.06.2021 р. в Україні діють електронні трудові книжки, які є аналогом паперової трудової книжки. Законодавством відведено 5 років для оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників — до 10.06.2026 р.
Чому зберігати трудову книжку в електронному форматі раціональніше, ніж у паперовому? Які документи підлягають оцифруванню, як і де їх можна самостійно оцифрувати? На ці та інші запитання відповіла начальниця Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області Наталія Рад.
Наталія Рад — начальник Головного
управління Пенсійного фонду України
в Донецькій області
Отже, пані Наталіє, які переваги електронної трудової книжки для працівників?
Н. Р.: Електронну трудову книжку впроваджено з метою вдосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу та ризиків втрати чи пошкодження документів.
Перевагами електронної трудової книжки є:
Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються у складі персональної облікової картки застрахованої особи реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Механізм подання роботодавцями і працівниками відомостей про трудову діяльність в електронній формі визначено Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 р. № 11-1.
Як формується електронний варіант трудової книжки? І хто має подавати документи для оцифрування: працівник чи його роботодавець?
Н. Р.: Роботодавці, застраховані особи, фізособи-підприємці, самозайняті особи направляють в електронній формі відомості про трудову діяльність до Пенсійного фонду через вебпортал електронних послуг.
Після перевірки та опрацювання Пенсійним фондом України даних та внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування формується електронний варіант трудової книжки.
Отже, подавати документи для оцифрування може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників.
Які документи підлягають оцифруванню?
Н. Р.: Оцифруванню підлягають документи, що підтверджують стаж роботи особи.
Це насамперед: трудова книжка працівника, військовий квиток, диплом (свідоцтво, атестат) про навчання, свідоцтво про народження дитини та інші документи.
Що має знати людина, перш ніж направляти документи до Пенсійного фонду для оцифрування?
Н. Р.: Перш ніж завантажувати скан-копії трудової книжки через вебпортал Пенсійного фонду України, слід врахувати, що скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку, а також мають відповідати таким вимогам:
Для завантаження підготовлених скан-копій документів на вебпортал Пенсійного фонду необхідно виконати такі кроки:
1. Авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису).
2. У розділі “Комунікації з ПФУ”, що знаходиться в лівому боковому меню, обрати пункт “Відомості про трудові відносини”.
3. Заповнити загальні дані та надати згоду на обробку персональних даних.
4. Завантажити кольорові скан-копії сторінок трудової книжки та інших документів у форматі .pdf або .jpg.
5. Підписати кваліфікованим електронним підписом та натиснути “Відправити до ПФУ”.
Результати опрацювання заяви можна переглянути в розділі “Мої звернення”.
Якщо людина змінила місце роботи, як її новому роботодавцю побачити оцифровану трудову книжку працівника?
Н. Р.: Роботодавець може бачити документи працівника в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду тільки у разі, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.
Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно скористатися в пункті меню “Доступ до ЕТК” функцією “Додати”, за якою відкривається екранна форма. У цій формі код за ЄДРПОУ необхідно ввести вручну, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.
Важливо! Запис повинен знаходитися в статусі “актуальний”.
Якщо в трудовій книжці наявна розмита, нечітка печатка підприємства, з якого особа звільнилася у 2015 р., чи необхідно в такому разі додавати для оцифрування документи, які підтверджують факт звільнення?
Н. Р.: Періоди трудової діяльності до 01.01.04 р. зараховують до страхового стажу згідно із Законом України “Про пенсійне забезпечення”, а після 01.01.04 р. — за Законом України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”. Отже, підставою для зарахування страхового стажу будуть саме дані, наявні в Реєстрі застрахованих осіб, з урахуванням сплати єдиного соціального внеску, тож додаткові підтвердні документи не потрібні.
Але якщо особа працювала на підприємстві, яке дає право на пільгову пенсію, то для зарахування саме пільгового стажу потрібні підтвердні документи — довідки, витяги з наказів по підприємству тощо.
Жінка після навчання в технікумі у 1998—2000 рр. у 2000 р. народила дитину, а в 2002 р. працевлаштувалася. Записів про навчання і період догляду за дитиною в уже оцифрованій трудовій книжці немає. Чи потрібно їй додати документи і які?
Н. Р.: Періоди трудової діяльності до 01.01.04 р. зараховуються до страхового стажу на підставі записів у трудовій книжці та інших документів. Тож для зарахування до трудового стажу років навчання й періоду догляду за дитиною необхідно додати відскановані копії документів про освіту і свідоцтво про народження дитини. Після перевірки та опрацювання Пенсійним фондом України даних та внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування нові періоди додадуться до електронного варіанта трудової книжки. Результат оцифрування можна переглянути у вкладці “Відцифрована ЕТК”.
Перед оцифруванням трудової книжки було виявлено, що в ній зазначено ще дівоче прізвище. Хто і як може виправити дані та внести зміни?
Н. Р.: Якщо у трудовій книжці виявлено неправильне написання прізвища, виправити ці дані може роботодавець, у якого особа працює зараз. Колишнє прізвище має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. Водночас на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки необхідно обов’язково зазначити інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та скріплена печаткою (за наявності). Якщо особа наразі не працює, для виправлення запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено. Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
Після завантаження сканованої копії трудової книжки минув тиждень, але досі зміни в особистому кабінеті не відображаються. Чому так?
Н. Р.: Завантаження електронного варіанта трудової книжки до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відбувається після перевірки та опрацювання даних сканованих копій документів Пенсійним фондом України. Термін опрацювання становить 30 днів.
Результат опрацювання документів можна переглянути в розділі “Мої звернення” в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України. Якщо статус опрацювання “відхилено” або “скасовано виконання”, то документ не оброблено. Причини скасування можуть бути різними, наприклад, це може бути недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність прізвища, ім’я, по батькові тощо.
Після оцифрування трудової книжки з’ясувалося, що в ній пропущено запис про переведення на іншу посаду. Як внести зміни до електронної трудової книжки після внесених відповідних змін до паперової: сканувати її всю чи лише сторінки зі змінами?
Н. Р.: Під час виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи після 01.07.2000 р. або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України відомості про трудову діяльність подаються повторно.
За повторного подання відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами. Це передбачено постановою Правління Пенсійного фонду України “Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі” від 12.03.2021 р. № 11-1.
Якщо внаслідок аналізу виявлено неточні/хибні записи за періоди страхового стажу після 01.07.2000 р. або створено неправильний чи некоректний електронний запис, необхідно:
Як додати до страхового стажу роки навчання у педагогічному інституті з 01.09.89 р. по 30.06.94 р.?
Н. Р.: Відомості про трудову діяльність подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України роботодавцем або працівником, які подають інформацію в один із таких способів:
Для надання відомостей про трудову діяльність необхідно зайти за допомогою кваліфікованого електронного підпису до особистого кабінету вебпорталу, в меню ліворуч “Комунікації з ПФУ” натиснути пункт “Відомості про трудові відносини”, заповнити відповідні поля і прикріпити скановані документи. Отже, для зарахування до страхового стажу періоду отримання освіти в педагогічному інституті є можливість додати диплом засобами вебпорталу. Хочу звернути увагу, що якщо в дипломі немає дати початку навчання, то необхідно також направити скановану копію додатка до диплому.
Результат обробки звернення можна отримати в режимі перегляду вкладки “Мої звернення”.
Паперова трудова книжка працівника була знищена за місцезнаходженням останнього роботодавця через воєнні дії. Як він може отримати електронну копію всіх записів трудової книжки?
Н. Р.: В особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України у розділі “Електронна трудова книжка” можна ознайомитися з наявною інформацією щодо періодів роботи, відображених страхувальниками у складі звітності починаючи з 2000 р. Також є можливість самостійно отримати електронні довідки за допомогою кваліфікованого електронного підпису або банківської картки (BankID).
Для отримання відомостей про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб в особистому кабінеті користувача передбачено пункт меню “Комунікації з ПФУ” — “Запит на отримання електронних документів”. Необхідно вибрати тип звернення “Витяг з ЕТК”, надати згоду на передачу та обробку персональних даних та відправити запит до ПФУ. Результат обробки звернення можна отримати в режимі перегляду вкладки “Мої звернення”.
Наявність страхового стажу в розрізі страхувальників можна перевірити, сформувавши в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України індивідуальні відомості про застраховану особу за формою ОК-5.
Ексклюзивне інтерв’ю
Наталії Рад — начальника Головного
управління Пенсійного фонду України
в Донецькій області —
головному редактору газети
“Все про бухгалтерський облік”
Зої Слободянюк
#ТрудоваДіяльність, #ТрудоваКнижка