Як підтвердити страховий стаж, якщо немає трудової книжки

Як підтвердити страховий стаж за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній — розповідає начальниця Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області Наталія Рад.

Як людина може підтвердити свій стаж роботи, якщо трудову книжку втрачено?

Н. Р.: Страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 24 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” від 09.07.03 р. № 1058-IV).

Основним документом про стаж роботи до впровадження персоніфікованого обліку є трудова книжка, що визначено Порядком під­твердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

Однак якщо трудової книжки немає або в ній немає необхідних записів чи є неправильні, неточні дані про періоди роботи, підтвердити стаж можна за даними Реєстру застрахованих осіб і такими документами:

• виписками або довідками, складеними на підставі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій;
• довідками, виписками з наказів;
• особовим рахунком і відомостями на видачу заробітної плати;
• посвідченням, характеристикою;
• письмовим трудовим договором та угодою з відмітками про їх виконання;
• іншими документами, які містять відомості про періоди роботи.

Періоди здійснення підприємницької діяльності фізичними особами — підприємцями зараховуються до страхового стажу на підставі документів про сплату страхових внесків (платіжних доручень, квитанцій установ банків, документів, що підтверджують поштові перекази, інформації органів Пенсійного фонду України), а для фізичних осіб — підприємців із застосуванням спрощеної системи оподаткування — свідоцтва про сплату єдиного податку, спеціального торгового патенту, документів про сплату єдиного або фіксованого податку.

Періоди провадження фізичною особою підприємницької діяльності можуть підтверджуватися даними Реєстру застрахованих осіб.

Як за відсутності трудової книжки підтвердити стаж військовослужбовцям?

Н. Р.: Період проходження військової служби підтверджується військовим квитком, довідками територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (раніше — військкомати), військових частин і установ, довідками архівних і військово-лікувальних установ.

Для підтвердження служби в органах внутрішніх справ, Національній поліції приймаються довідки відповідних органів встановленої форми.

Чим підтверджуються періоди навчання на денній формі до 01.01.2004 р., які зараховуються до страхового стажу?

Н. Р.: Для підтвердження періодів навчання за денною формою здобуття освіти в закладах вищої освіти, професійних навчально-виховних закладах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі приймаються дипломи, свідоцтва, посвідчення, а також довідки та інші документи, які містять відомості про період навчання.

Чи досить для зарахування періоду догляду непрацюючої матері до досягнення дитиною трирічного віку до страхового стажу надати свідоцтво про народження дитини?

Н. Р.: Так, цей період зараховується до стажу на підставі свідоцтва про народження дитини, а в разі смерті дитини — свідоцтва про смерть.

Якщо підприємство ліквідовано, зокрема без правонаступника, як людина може підтвердити стаж роботи на ньому?

Н. Р.: У разі ліквідації підприємства без право­наступника стаж/періоди роботи можна підтвердити трудовою книжкою, даними Реєстру застрахованих осіб або довідками, виданими архівними установами.

За відсутності документів про наявний стаж роботи й неможливості одержання їх унаслідок ліквідації підприємства або відсутності архівних даних страховий стаж роботи встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній із ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (у тому числі колгоспі) і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.

Якщо в трудовій книжці немає відомостей, що визначають право на призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального стажу роботи приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників.

Спеціальний (пільговий) стаж не передбачено підтверджувати свідками.

У разі ліквідації підприємства без визначення правонаступника підтвердження спеціального стажу роботи здійснюється комісіями з питань підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії, створеними при головних управліннях Пенсійного фонду України.

Для підтвердження пільгового стажу роботи заявник (його законний представник або представник, який діє на підставі виданої йому довіреності, посвідченої нотаріально) подає до будь-якого територіального органу Пенсійного фонду України незалежно від території обслуговування цього органу такі документи:

• заяву про підтвердження стажу роботи (за формою, затвердженою додатком 2 до постанови правління ПФУ від 10.11.06 р. № 18-1);
• документи, які підтверджують факт припинення підприємства, установи, організації в результаті їх ліквідації (у т.ч. архівні) — щодо підприємств, установ, організацій, ліквідованих до 01.07.04 р. та/або щодо яких немає даних про проведення реєстраційних дій в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
• трудову книжку;
• документи, видані архівними установами (довідка про заробітну плату, копії документів про проведення атестації робочих місць, копії документів про переведення на іншу роботу, на роботу з неповним робочим днем, надання відпусток без збереження заробітної плати (за відсутності — довідка про їх відсутність);
• інші документи, які підтверджують виконання робіт, що дають право на призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років.

Комісія ухвалює рішення щодо підтвердження стажу роботи або про відмову в його підтвердженні та не пізніше п’яти робочих днів із дня його ухвалення повідомляє заявника про таке рішення.

Чи є порядок підтвердження періодів роботи на підприємствах, розташованих на тимчасово окупованій території?

Н. Р.: У порядку, затвердженому постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637, визначено, що за відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості їх одержання в разі, коли підприємства, установи, організації або їх правонаступники розміщуються (розміщувалися) на тимчасово окупованій російською федерацією території України, у зоні проведення бойових дій, стаж роботи встановлюється на підставі показань не менше двох свідків.

Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, затверджено наказом Мінреінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22.12.2022 р. № 309.

Свідками можуть бути особи, які б знали заявника по спільній із ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (у тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.

Якщо в трудовій книжці є записи з виправленням або недостовірні чи неточні записи про пе­ріоди роботи до 01 січня 2004 року — підтвердження періодів роботи на підприємствах, в установах, організаціях, які розташовані на тимчасово окупованих територіях Донецької, Луганської областей та Криму, здійснюється комісіями з питань підтвердження стажу роботи при головних управліннях Пенсійного фонду України.

Для підтвердження періодів роботи на тимчасово окупованій території заявник (його законний представник або представник, який діє на підставі виданої йому довіреності, посвідченої нотаріально) подає до будь-якого територіального органу Пенсійного фонду України незалежно від території обслуговування цього органу такі документи:

• заяву про підтвердження стажу роботи;
• трудову книжку;
• інші документи про стаж роботи.

За результатами опитування оформлюються відповідні акти, до яких додаються завірені копії документів свідків, котрі підтверджують сумісну роботу із заявником.

Опитування свідка, який проживає на території України, проводить територіальний орган Пенсійного фонду за місцем його проживання. Запрошення свідку надсилається протягом трьох робочих днів із дня звернення заявника до територіального органу Пенсійного фонду України.

Запрошення свідка, який проживає на тимчасово окупованій території, для його опитування здійснюється заявником. Опитування проводить територіальний орган Пенсійного фонду України, який обирає свідок.

Свідок, котрий проживає за межами України, надсилає заяву, в якій зазначає інформацію про спільний період роботи на одному підприємстві із заявником, легалізовану відповідно до законодавства або дипломатичним представництвом чи консульською установою України в державі проживання свідка. До заяви долучають завірені копії документів про роботу за період, який він підтверджує.

За результатами складених актів та/або заяв із документами комісія ухвалює рішення щодо підтвердження стажу роботи або відмову в його підтвердженні.

Що Ви можете порадити громадянам, щоб надійно зберегти дані про трудову діяльність й уникнути труднощів, пов’язаних з їх відновленням?

Н. Р.: Для зменшення ризиків пошкодження чи втрати трудової книжки необхідно її оцифрувати. Таку можливість дає сервіс “Електронна трудова книжка”, доступний як для працівників, так і роботодавців, на вебпорталі Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua/).

Сервіс дозволяє подавати через вебпортал копії паперових трудових книжок, інших документів, які підтверджують трудову діяльність працівника, та зберігати в електронному вигляді інформацію про страховий стаж і сплачені страхові внески.

Після оцифрування документів про трудову діяльність особа має можливість в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України контролювати та перевіряти свій стаж.

Переглянути набутий страховий стаж онлайн можна кількома кроками:

• увійти до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), банківської картки (BankID), електронного пенсійного посвідчення (ЕПП) або використати “Дію.Підпис”;
• обрати в лівому боковому меню пункт “Електронна трудова книжка”.

Результат оцифрування документів можна переглянути у вкладці “Відцифрована ЕТК” (якщо особа або її страхувальник надавали скановані копії документів про трудову діяльність).

Бережіть себе та забезпечте високий рівень захисту своїх трудових даних!

Колектив редакції газети
“Все про бухгалтерський облік”
щиро дякує за ексклюзивне інтерв’ю
начальниці Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій
області Наталії Рад головному редактору газети Зої Слободянюк