Волонтери ремонтують машини для фронту в благодійному фонді: оформлення їхньої роботи

Благодійні фонди можуть співпрацювати з волонтерами, які ремонтують машини для фронту безкоштовно, кількома способами.

Угода про надання допомоги є найпоширенішим способом офіційного оформлення спів­праці з добровольцями. У договорі мають бути чітко прописані:

1) обов’язки волонтера, що саме він робитиме (ремонт машин), для кого (для фронту) та в які строки;

2) відповідальність благодійного фонду, що організація зобов’язана забезпечити доброчинника деталями, знаряддями, робочим місцем, а також які гарантії він може надати (харчування, транспорт);

3) страхування —чи страхуватиме фонд волонтера в разі травми або нанесення шкоди майну. Цей договір не є трудовим, а лише фіксує взаємодію між фондом та волонтером. У ньому належить чітко зазначити, що волонтер виконує роботу безкоштовно, а фонд забезпечує його необхідними матеріалами й інструментами. Договір має бути підписаний обома сторонами.

Акт прийому-передачі. Цей акт використовують, якщо фонд передає волонтеру певні матеріальні цінності (запчастини, інструменти) для ремонту машин. У ньому належить зафіксувати:

1) які саме цінності передаються;

2) в якому стані вони знаходяться;

3) коли і ким вони передаються та приймаються. Акт має бути підписаний двома сторонами.

Наказ про прийняття на роботу. Цей наказ використовується, якщо фонд хоче зарахувати волонтера на посаду (до прикладу, “автомеханік-волонтер”). У наказі має бути чітко зазначено: посада, на яку приймається волонтер, його обов’язки, термін дії договору найму, умови оплати праці (у цьому разі — безкоштовно). Наказ має підписати керівник фонду.

Інші документи. Благодійний фонд може також розробити інші документи, які регулюють співпрацю з волонтерами, зокрема, положення про волонтерську діяльність, інструкцію з охорони праці тощо. Незалежно від обраного способу оформлення благодійний фонд має отримати згоду волонтера на обробку його персональних даних, а також дотримуватися всіх вимог законодавства, що регулює діяльність волонтерських організацій (zakon.rada.gov.ua/laws/show/3236-17#Text).

Ось деякі додаткові моменти, які слід врахувати. Фонд може застрахувати волонтерів на випадок травми або шкоди майну під час роботи. Організувати для волонтерів навчання з ремонту машин. Заохочення для волонтерів за їхню роботу, зокрема, як подяку, вручити їм подарунки або сертифікати.

Оформити волонтера як учасника проєкту. Якщо волонтер бере участь у конкретному проєкті фонду, можна оформити його як учасника цього проєкту. Це дозволить вести облік його участі та надавати йому необхідну інформацію про проєкт.

Оформлення волонтерської роботи з ремонту техніки для фронту має свої особливості. Дотримання законодавства й прозорість діяльності дозволять благодійним фондам ефективно організувати та координувати роботу волонтерів задля перемоги України!

Бухгалтерський облік для благодійних фондів, особливо в контексті волонтерської діяльності, має свої нюанси. Тож розглянемо типові проведення, які можуть бути використані в цій ситуації.

Проведення, пов’язані з передачею матеріальних цінностей волонтерам:

— Дт 281 (Витрати на благодійну діяльність) Кт 28 (Виробничі запаси) — списання матеріальних цінностей (запчастини, інструменти), переданих волонтерам для ремонту техніки;

— Дт 281 (Витрати на благодійну діяльність) Кт 631 (Розрахунки з різними дебіторами) — списання вартості палива, мастил, інших матеріалів, переданих волонтерам.

Проведення, пов’язані з оплатою послуг сторонніх організацій:

— Дт 281 (Витрати на благодійну діяльність) Кт 631 (Розрахунки з різними дебіторами) — оплата послуг СТО для ремонту техніки, яку надалі передадуть на фронт;

— Дт 281 (Витрати на благодійну діяльність) Кт 641 (Розрахунки з постачальниками та підрядниками) — оплата послуг транспортування техніки.

Проведення, пов’язані з оплатою витрат волонтерів:

— Дт 281 (Витрати на благодійну діяльність) Кт 631 (Розрахунки з різними дебіторами) — компенсація волонтерам витрат на проїзд, харчування, проживання, пов’язаних із виконанням волонтерських завдань.

Людмила ГРИГОРЧАК, “Бухгалтерський сервіс-онлайн”, м. Ірпінь