Первинка іноземною мовою: нюанси складання, легалізація, переклад

Первинні документи — основа бухобліку, фінансової та податкової звітності підприємства. А фундаментом нехтувати не варто. Особливо, якщо цей фундамент іноземного походження. Хто хоч раз мав справу з податковою перевіркою, не з чуток знає, що “залізобетонна” первинка (у якій є всі обов’язкові реквізити, детально й зрозуміло сформульована суть операції, суть відповідає формі, і навпаки) — запорука впевненості бухгалтера в правильності обліку, даних фінансової і податкової звітності та, як результат, — у сумі податкових зобов’язань. Зрештою, податки — наше все.

Тому забезпечити досконале оформлення первинки — у наших із вами інтересах (платників податків). І мова первинного документа не менш важлива за обов’язкові реквізити. У цій статті ми пояснимо, чому і що робити з іншомовною первинкою та іншими документами авторства нерезидентів, із якими можуть мати справу віт­чизняні підприємства.

Нюанси складання

Первинними є створені в письмовій або електронній формі документи, які містять відомості про госпоперації, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Тобто мета складання первинних документів — фіксація факту здійснення госп­операції (зміни в структурі активів, капіталу чи зобов’язань) для наступного її відображення в бухобліку, фінансовій і податковій звітності. Аби вважатися первинним документом, останній повинен мати обов’язкові реквізити, перелік яких окреслено в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення № 88.

Антоніна Куриленко,
консультант з обліку та оподаткування, м. Київ

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ

ПИСЬМО от 24.10.2011 г. № 31-08410-07-29/26066

Относительно первичных документов

Министерство финансов Украины на Ваш запрос относительно первичных документов сообщает.

Предоставление разъяснений по вопросам легализации документов не относится к компетенции Министерства финансов Украины.

Наряду с этим отмечаем, что в соответствии с положениями Инструкции о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины от 04.06.2002 г. N 113, консульской легализации подлежат только те официальные документы, которые выданы при участии органов государственной власти или органов местного самоуправления.

Вместе с тем порядок урегулирования частноправовых отношений, которые хотя бы посредством одного из своих элементов связаны с одним или несколькими правопорядками, иными, нежели украинский правопорядок, регулируется Законом Украины “О международном частном праве” (далее – Закон).

В соответствии с пунктом 2 статьи 1 Закона иностранный элемент – признак, характеризующий частноправовые отношения, которые регулируются Законом, и выражающийся в одной или нескольких из следующих форм:

• хотя бы один участник правоотношений является гражданином Украины, проживающим за пределами Украины, иностранцем, лицом без гражданства или иностранным юридическим лицом;
• объект правоотношений находится на территории иностранного государства;
• юридический факт, который создает, изменяет или прекращает правоотношения, имел или имеет место на территории иностранного государства.

Согласно части первой статьи 33 Закона действительность сделки, ее толкование и правовые последствия недействительности сделки определяются правом, которое применяется к содержанию сделки.

Положения статьи 32 Закона предусматривают, что содержание сделки может регулироваться правом, которое избрано сторонами, если иное не предусмотрено законом. Если иное не предусмотрено или не следует из условий, сути сделки или совокупности обстоятельств дела, то сделка более тесно связана с правом государства, в котором сторона, которая должна осуществить исполнение, имеющее решающее значение для содержания сделки, имеет свое местожительство или местонахождение.

Указанные нормы содержатся и в разделе 6 Закона “Коллизионные нормы относительно договорных обязательств”.

То есть договор, заключенный иностранными элементами в иностранном государстве, будет считаться действительным в Украине, если будет соответствовать требованиям права, избранного в соответствии с коллизионными нормами.

Положениями статьи 13 Закона предусмотрено, что документы, выданные уполномоченными органами иностранных государств в установленной форме, признаются действительными в Украине в случае их легализации, если иное не предусмотрено законом или международным договором Украины.

В соответствии со статьей 100 Закона Украины “О нотариате” документы, которые составлены за рубежом с участием иностранных властей или которые от них исходят, принимаются нотариусами при условии их легализации органами Министерства иностранных дел Украины.

Без легализации такие документы принимаются нотариусами в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Украины, международными договорами, в которых участвует Украина.

То есть документ, составленный за рубежом, следует легализовать только в случае, если он составлен при участии иностранных властей или от них исходит.

Относительно необходимости перевода первичных документов указываем следующее. Для бухгалтерского учета хозяйственных операций в соответствии с пунктом 1.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88, все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины “О языках в Украине”. Документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык.

Первый заместитель Министра А. Мярковский

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ЛИСТ від 25.12.2015 р. № 27700/6/99-95-42-03-15

Щодо оформлення первинних бухгалтерських документів російською мовою

Державна фіскальна служба України розглянула лист <…> щодо оформлення первинних бухгалтерських документів російською мовою і повідомляє таке.

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – Кодексу) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Згідно з частинами першою та другою ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” для бухгалтерського обліку господарських операцій підставою є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронний цифровий підпис”, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Податкове законодавство України ґрунтується, зокрема, на принципах загальності оподаткування, рівності усіх платників перед законом, недопущення будь-яких проявів податкової дискримінації – забезпечення однакового підходу до всіх платників податків незалежно від соціальної, расової, національної, релігійної приналежності тощо (ст. 4 Кодексу).

Відповідно до ст. 10 Конституції України українська мова визнана державною.

Статтею 1 Закону України від 03 липня 2012 року № 5029-VI “Про засади державної мовної політики” (далі – Закон № 5029) передбачено, що державна мова – закріплена законодавством мова, вживання якої обов’язкове в органах державного управління та діловодства, установах і організаціях, на підприємствах, у державних закладах освіти, науки, культури, в сферах зв’язку та інформатики, тощо.

Разом з тим частиною другою ст. 18 Закону № 5029 встановлено вільне використання державної мови, регіональної мови або мови меншин, інших мов в економічній і соціальній діяльності об’єднань громадян, приватних підприємств, установ та організацій, громадян – суб’єктів підприємницької діяльності та фізичних осіб.

Згідно з частиною шостою ст. 7 Закону № 5029 регіональна мова або мова меншини (мови) використовується на відповідній території України в роботі місцевих органів державної влади, органів Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування, застосовується і вивчається в державних і комунальних навчальних закладах, а також використовується в інших сферах суспільного життя в межах і порядку, що визначаються Законом № 5029.

Відповідно до п. 1.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватися інша мова у порядку, визначеному Законом № 5029.

Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову. 

Перший заступник Голови
С. В. Білан

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

ЛИСТ від 05.05.2011 р. № 8434/6/15-0315

Щодо податку на прибуток

(Витяг)

1. Щодо податку на прибуток

З метою справляння податку на прибуток з 01.04.2011 р. витрати платника податку на прибуток на відрядження фізичних осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах або є членами його керівних органів, регулюються ст. 140 Податкового кодексу України (далі – Кодекс).

Нормами абзацу четвертого пп. 140.1.7 Кодексу встановлено, що до складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної зарплати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, а для відряджень за кордон – не вище 0,75 розміру мінімальної зарплати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Згідно з новими правилами встановлено максимальний, а не фіксований розмір добових витрат, які з 1 квітня і до 31 грудня 2011 року включно у межах України дорівнюють 188 грн. 20 коп., за межами України – 705 грн. 75 коп. за повну або неповну добу перебування у відрядженні, включаючи дні вибуття та прибуття відрядженого. Тому у разі якщо платник податків згідно з розпорядчим документом встановить менші розміри добових витрат, то у витратах товариства враховуватиметься цей менший розмір витрат, що не є порушенням чинного законодавства, і від’ємна різниця не вважатиметься доходом платника податків.

Відповідно до абзаців десятого та одинадцятого пп. 140.1.7 Кодексу сума добових визначається в разі відрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Наявність посвідчень про відрядження Кодекс не передбачає.

Згідно з останнім абзацом пп. 140.1.7 Кодексу за запитом представника органу ДПС платник податку забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою. Вказаний запит повинен бути оформленим відповідно до вимог Кодексу і може надаватися платнику податків під час перевірки із зазначенням назв, номерів, дат конкретних документів, за якими виникли питання. При цьому забезпечення платником податків за власний рахунок автентичності перекладу підтвердних документів включає в себе і можливість його здійснення фаховими працівниками ТОВ із зазначенням їх прізвища, ініціалів, посади, завірянням надписом “Переклад згідно з оригіналом”.

2. Щодо податку на додану вартість <…>

 Заступник голови комісії з проведення реорганізації ДПАУ,
заступник Голови ДПАУ
О. Любченко